Pytanie o utrzymanie WordPressa in-house czy agencja zwykle pada wtedy, gdy w firmie jest już ktoś, kto zna się na komputerach - i wydaje się, że strona może być jego kolejnym obowiązkiem. Na papierze to rachunek oczywisty: pracownik i tak jest na liście płac, a zewnętrzna opieka to nowa faktura co miesiąc. W praktyce oba warianty kosztują, tylko w innej walucie. Pracownik płaci za stronę swoim czasem i wiedzą, której często nie ma, a firma płaci za to ryzykiem przestoju. Opieka zewnętrzna płaci za stronę fakturą, ale bierze na siebie odpowiedzialność i czas reakcji zapisany w umowie.
Większość porównań w sieci zestawia agencję z freelancerem. Ja chcę porównać coś, co spotykam u klientów częściej: osobę w firmie, która „ogarnia stronę przy okazji”, z kimś z zewnątrz, kto robi to zawodowo. Bez wynagrodzeń wziętych z sufitu, bo te zależą od miasta, stanowiska i zakresu obowiązków - zamiast tego pokażę, jak policzyć to na własnych liczbach.
Co naprawdę obejmuje utrzymanie WordPressa
Zanim porównasz koszty, trzeba ustalić, za co właściwie się płaci. Utrzymanie WordPressa to nie klikanie przycisku „Aktualizuj” raz w miesiącu. To zestaw powtarzalnych czynności, z których każda ma swój rytm:
- Aktualizacje silnika, motywu i wtyczek, zawsze z kopią przed i sprawdzeniem strony po, a w sklepie z testowym zamówieniem
- Kopie zapasowe trzymane poza serwerem strony, z historią z kilku tygodni i testem odtworzenia co jakiś czas
- Monitoring dostępności i bezpieczeństwa, czyli ktoś musi się dowiedzieć o awarii, zanim zgłosi ją klient
- Reakcja na awarię - diagnoza, przywrócenie strony, poprawka przyczyny, a nie tylko objawu
- Drobne zmiany w treści i ustawieniach, które w każdej firmie pojawiają się co tydzień
Pełny zakres z częstotliwościami rozpisałem w tekście o tym, co powinna obejmować opieka nad stroną WordPress. Tu wystarczy jedno spostrzeżenie: pierwsze cztery punkty wymagają wiedzy technicznej, a ostatni - głównie czasu. I to rozróżnienie decyduje o całym rachunku.
Utrzymanie WordPressa in-house czy agencja - jak policzyć koszt uczciwie
Najczęstszy błąd w tym rachunku to przyjęcie, że pracownik robi stronę „za darmo”, bo i tak dostaje pensję. Nie robi. Każda godzina przy wtyczkach to godzina, której nie spędził na swojej właściwej pracy - obsłudze klientów, sprzedaży, księgowości, logistyce. Dlatego koszt wariantu in-house liczę tak:
| Składnik | Pracownik w firmie | Opieka zewnętrzna |
|---|---|---|
| Rutyna (aktualizacje, kopie, przegląd) | godziny miesięcznie razy pełny koszt jego godziny pracy | w abonamencie |
| Nauka i szukanie rozwiązań | dodatkowe godziny, zwykle niedoszacowane | po stronie wykonawcy |
| Awaria | tyle godzin, ile zajmie, plus czas, gdy strona nie działa | czas reakcji z umowy |
| Urlop i choroba | strona bez opieki albo przerwa w jego pracy | zastępstwo po stronie wykonawcy |
| Narzędzia (kopie, monitoring) | licencje kupowane osobno | zwykle w cenie |
Pełny koszt godziny pracownika to nie jego stawka netto, tylko wszystko, co firma za niego płaci, podzielone przez godziny pracy. Ten wskaźnik ma każda księgowa. Pomnóż go przez godziny, które strona realnie zabiera w miesiącu, i dodaj rezerwę na awarie - dopiero to porównuj z abonamentem.
Ceny opieki zewnętrznej mają na rynku duży rozrzut i rosną przy sklepach oraz krótkim czasie reakcji, bo pod tą samą nazwą sprzedaje się bardzo różne zakresy - dlatego najpierw porównuj listę czynności, a dopiero potem kwotę. Wszystkie koszty utrzymania, także te niezależne od tego, kto opiekuje się stroną, zebrałem w tekście o tym, ile kosztuje utrzymanie strony internetowej.
Ryzyko, którego nie widać w budżecie
Rachunek godzin to tylko połowa porównania. Druga połowa to pytanie, co się dzieje, gdy coś pójdzie źle - a przy WordPressie prędzej czy później pójdzie, bo aktualizacje potrafią się pogryźć niezależnie od tego, kto je klika.
Pracownik, który ogarnia stronę przy okazji, zwykle nie ma procedury. Aktualizuje wszystko naraz, bez kopii przed, na żywej stronie. Kiedy coś się sypie, zaczyna szukać rozwiązania w sieci, a strona w tym czasie leży. Nie wynika to ze złej woli, tylko z tego, że to nie jest jego zawód - tak samo jak ja nie prowadziłbym Twojej księgowości.
Drugie ryzyko jest mniej oczywiste: wiedza w jednej głowie. Jeśli tylko jedna osoba wie, gdzie są dostępy do hostingu, jak skonfigurowano kopie i która wtyczka psuje formularz po aktualizacji, to jej odejście z firmy zabiera tę wiedzę razem z nią. Widuję to regularnie: nowy właściciel dostępu do strony zaczyna od odtwarzania haseł i zgadywania, co jest czym.
Trzecie ryzyko to rytm. Pracownik ma swoje główne obowiązki i to one wygrywają w gorącym tygodniu. Aktualizacje czekają miesiąc, potem dwa, a kiedy wreszcie ktoś je klika, skok wersji jest tak duży, że strona pada. Bezpieczne aktualizowanie wymaga regularności - jej elementy rozpisałem w checkliście bezpiecznych aktualizacji.
Jak wybrać: skala strony, ryzyko przestoju, wiedza w firmie
Nie twierdzę, że wariant in-house jest zawsze zły. Są sytuacje, w których ma pełny sens. Dobrze działa, gdy:
- strona to prosta wizytówka, na której dzień przestoju nie kosztuje firmy zleceń,
- w firmie jest osoba, która naprawdę zna WordPressa, a nie tylko umie się do niego zalogować,
- ta osoba ma w grafiku stały czas na stronę, a nie „kiedy będzie chwila”,
- dostępy, kopie i procedury są spisane tak, że ktoś inny przejmie je w jeden dzień.
Opieka zewnętrzna wygrywa, gdy strona realnie zarabia - zbiera zapytania, sprzedaje, obsługuje klientów - i każda godzina przestoju ma swoją cenę. Wygrywa też wtedy, gdy w firmie nikt nie ma wiedzy technicznej, a do tego dochodzi sklep, integracje albo płatności. Wtedy nie płacisz za klikanie aktualizacji, tylko za to, że ktoś wie, co zrobić, kiedy aktualizacja coś zepsuje.
Często najlepszy okazuje się wariant mieszany. Drobne zmiany treści robi pracownik, bo zna firmę i ofertę. Aktualizacje, kopie, monitoring i awarie bierze ktoś z zewnątrz. Firma nie płaci wtedy za czas fachowca przy podmianie zdjęcia, a pracownik nie musi uczyć się naprawiania strony pod presją.
Niezależnie od wariantu jedno trzeba mieć na piśmie: kto odpowiada za co i w jakim czasie. Przy pracowniku to zakres obowiązków, przy opiece zewnętrznej - umowa. Co powinno się w niej znaleźć, opisałem w tekście o umowie serwisowej i jej wzorze.
Co robię inaczej - SLA i priorytet przy awarii
Kiedy biorę stronę pod stałą opiekę, na wejściu dostajesz listę czynności z częstotliwością i ustalony czas reakcji przy awarii, zapisany w umowie jako SLA. To jest główna różnica wobec osoby, która ogarnia stronę przy okazji: nie obiecuję, że zajrzę, kiedy będzie chwila, tylko że zareaguję w określonym czasie. Co dokładnie wchodzi w taką opiekę przy sklepie i jak czytać pakiety, zebrałem w przewodniku opieka nad sklepem WooCommerce.
Z firmami, które mają u siebie osobę od strony, często pracuję w modelu mieszanym. Ich pracownik zostaje przy treściach i bieżących zmianach, a ja biorę aktualizacje, kopie, monitoring i wszystko, co się psuje. Dzięki temu wiedza o stronie nie siedzi w jednej głowie, bo dostępy i procedury są spisane po mojej stronie, a pracownik nie gasi pożarów, do których nie był zatrudniany.
Jeśli nie wiesz, który wariant pasuje do Twojej firmy, zacznij od prostego testu: policz, ile godzin w ostatnim kwartale ktoś u Ciebie spędził przy stronie i ile razy strona nie działała. Te dwie liczby zwykle rozstrzygają sprawę szybciej niż jakiekolwiek porównanie cenników.
Najczęstsze pytania
Czy opłaca się, żeby stroną zajmował się własny pracownik? Opłaca się przy prostej stronie, gdy pracownik zna WordPressa i ma na nią stały czas w grafiku. Przy sklepie albo stronie, która zbiera zapytania, ryzyko przestoju i brak zastępstwa zwykle przeważają nad oszczędnością.
Ile kosztuje opieka nad stroną WordPress? U mnie ceny planów są na stronie opieki - strona firmowa wymaga mniej niż sklep z krótkim czasem reakcji. Na rynku rozrzut jest duży, więc porównuj listę czynności i czas reakcji, a nie samą kwotę.
Agencja czy freelancer do opieki nad WordPressem? Ważniejsze od formy jest to, co stoi w umowie: lista czynności, czas reakcji, miejsce kopii i zastępstwo na urlop. Freelancer bez zastępstwa ma to samo ryzyko co pracownik w firmie, tylko poza nią.
Kto powinien mieć dostępy do strony firmy? Firma, a nie osoba. Dostępy do hostingu, domeny i panelu powinny być zapisane w miejscu, do którego właściciel ma dostęp niezależnie od tego, kto akurat opiekuje się stroną.
Nie chcesz pilnować tego co miesiąc samemu? Biorę strony i sklepy pod stałą opiekę - backupy, aktualizacje, monitoring i priorytet, kiedy coś padnie. Napisz, co masz pod sobą, a odeślę zakres i cenę.