Panel B2B dla dystrybutorów to jedno logowanie, w którym handlowiec składa zamówienie w imieniu swojego klienta, widzi jego cennik, limit kupiecki i całą historię zakupów. W anglojęzycznych systemach nazywa się to „b2b dealer system” i różni się od zwykłego sklepu jedną rzeczą: kupujący nie jest anonimowy. Każdy partner ma przypisane warunki, opiekuna i saldo, a system musi je znać w chwili, gdy ten partner wrzuca towar do koszyka. Dzięki temu telefon do biura z pytaniem „ile to u mnie kosztuje i czy mogę wziąć na przelew” przestaje być potrzebny.
Czym panel dealerski różni się od zwykłego sklepu
Zwykły sklep pokazuje wszystkim jedną cenę i przyjmuje płatność z góry. Panel dealerski pokazuje cenę wyliczoną dla konkretnego kontrahenta i przyjmuje zamówienie rozliczane później, w ramach przyznanego kredytu kupieckiego.
| Element | Sklep detaliczny | Panel B2B dla partnerów |
|---|---|---|
| Dostęp | otwarty dla każdego | po rejestracji i akceptacji, ceny ukryte przed gościem |
| Cena | jedna dla wszystkich | grupa rabatowa, cennik indywidualny, progi ilościowe |
| Płatność | z góry | odroczona, limit kupiecki, saldo i przeterminowane faktury |
| Kto zamawia | klient sam | klient albo handlowiec w jego imieniu |
| Wolumen | sztuki | opakowania zbiorcze, palety, wielokrotności |
Wersję podstawową, czyli samo składanie zamówień przez kontrahentów bez warstwy dealerskiej, opisałem w tekście o panelu zamówień B2B.
Trzy role, które muszą się zmieścić w jednym panelu
W dobrze zaprojektowanym systemie dealerskim są trzy typy użytkowników i każdy widzi po zalogowaniu co innego.
- Kontrahent (sklep, warsztat, gospodarstwo) - swój cennik, dostępność, swoje zamówienia i faktury. Nie widzi cen innych partnerów ani marży.
- Przedstawiciel handlowy - listę przypisanych sobie klientów, możliwość złożenia zamówienia za wybranego z nich, swój obrót i naliczoną prowizję.
- Biuro i logistyka - wszystko: akceptacja rejestracji, limity, odblokowywanie zamówień wstrzymanych przez saldo.
Ten podział to najważniejsza decyzja projektowa. Systemy, które trafiają do mnie do naprawy, mają zwykle jeden panel i doklejone na siłę ukrywanie pól. Efekt jest przewidywalny: prędzej czy później ktoś zobaczy cudzy rabat.
Funkcje, które realnie skracają dzień pracy
| Funkcja | Kto zyskuje | Co przestaje się dziać |
|---|---|---|
| Zamawianie w imieniu klienta | handlowiec | dyktowanie zamówienia przez telefon do biura |
| Cennik indywidualny w koszyku | kontrahent | pytania „jaką mam cenę na ten indeks” |
| Stany magazynowe na żywo | obie strony | zamówienia na towar, którego nie ma |
| Limit kupiecki i saldo | biuro | ręczne sprawdzanie, czy można wypuścić towar |
| Zamawianie po kodzie lub z pliku | kontrahent | przeklikiwanie stu pozycji w katalogu |
| Powtórz zamówienie, listy zakupowe | kontrahent | odtwarzanie tego samego koszyka co miesiąc |
| Historia i faktury do pobrania | księgowość | mailowe prośby o duplikaty |
| Raport prowizji | handlowiec | arkusz kalkulacyjny prowadzony ręcznie |
Szybkie zamawianie bywa niedoceniane. W branżach z długimi katalogami, gdzie kontrahent zna indeksy na pamięć (opony, części, elektryka, agro), pole „wpisz kod i ilość” plus wgranie pliku CSV zastępuje przeklikiwanie całego katalogu pozycja po pozycji. Ile realnie oszczędza, zależy od wielkości koszyka i od tego, czy indeksy są uporządkowane. Gdy katalog ma być widoczny, ale bez cen dla niezalogowanych, wersją pośrednią bywa tryb katalogu.
Cenniki, rabaty i limity - serce systemu
Warstwa cenowa rozstrzyga, czy panel przetrwa pierwszą zmianę polityki handlowej. Sprawdza się układ warstwowy: cena bazowa, grupa rabatowa kontrahenta, rabat indywidualny na wybrane grupy produktów, na końcu progi ilościowe. Wszystko liczone według jednej, jawnie zapisanej kolejności, a wynik widoczny w koszyku razem z informacją, skąd się wziął.
Limit kupiecki działa równie prosto: system zna przyznaną kwotę i sumę nierozliczonych faktur. Zamówienie ponad limit nie znika, tylko trafia do stanu „wstrzymane, czeka na decyzję biura”. Twarda blokada zawsze kończy się telefonem, a przecież właśnie telefony miały zniknąć. Dane o rozliczeniach biorą się zwykle z systemu handlowego - jak to wygląda przy popularnych systemach, rozpisałem w tekście o platformie B2B spiętej z Subiektem, Comarchem i Enovą.
Zamawianie w imieniu klienta bez ryzyka
Wcielanie się handlowca w konto kontrahenta potrafi narobić szkód, jeśli zrobi się je byle jak. Zasady, których się trzymam:
- Handlowiec widzi tylko klientów przypisanych do siebie, nigdy całej bazy.
- Wejście na konto klienta jest zapisywane: kto, kiedy, co zamówił.
- Na ekranie stale widnieje pasek „pracujesz jako: Firma X”.
- Handlowiec nie zmienia danych do faktury ani hasła kontrahenta.
- Kontrahent dostaje mail z adnotacją, kto złożył zamówienie w jego imieniu.
Punkt piąty bywa pomijany, a to on buduje zaufanie do systemu. Partner musi wiedzieć, co zostało zamówione na jego konto, zanim przyjedzie towar.
Integracja z magazynem i systemem handlowym
Panel B2B jest tylko tak dobry, jak dane, które pokazuje. Gdy stany magazynowe aktualizują się raz na dobę, prędzej czy później ktoś zamówi ostatnie dwie palety dwa razy. Sensowny obieg: produkty, indeksy i ceny bazowe płyną z systemu handlowego do panelu, stany synchronizują się często i przy pozycjach krytycznych rezerwują się w chwili złożenia zamówienia, a zamówienia lecą w drugą stronę razem z informacją, kto je złożył. Szczegóły opisałem przy okazji synchronizacji stanów magazynowych.
KSeF obowiązuje już wszystkich przedsiębiorców, więc zakładamy, że dokument z zamówienia B2B powstaje w systemie księgowym, ten wysyła go do KSeF, a panel jedynie pokazuje fakturę partnerowi.
Wdrożenie po etapach, nie wszystko naraz
Największy błąd przy takich projektach to próba uruchomienia całości w jednym rzucie. Panel dealerski dzieli się na etapy, z których każdy da się uruchomić osobno i który sam w sobie zdejmuje z biura kawałek ręcznej roboty.
| Etap | Co powstaje | Efekt |
|---|---|---|
| 1 | logowanie, rejestracja z akceptacją, ceny indywidualne | partnerzy widzą swoje ceny bez telefonu |
| 2 | koszyk, szybkie zamawianie, historia | zamówienia wpadają w nocy i w weekendy |
| 3 | konta handlowców, zamawianie za klienta | przedstawiciel obsługuje klienta na miejscu |
| 4 | limity, salda, faktury w panelu | biuro nie pilnuje należności ręcznie |
| 5 | prowizje, raporty, integracja dwustronna | rozliczenia liczą się same |
Etapy pierwszy i drugi warto uruchomić szybko, na grupie kilku życzliwych partnerów - ich uwagi są warte więcej niż miesiąc planowania. Przyjmowanie nowych partnerów, z weryfikacją NIP i statusu VAT, opisałem w tekście o rejestracji kontrahentów B2B.
Ile to kosztuje i gdzie ucieka budżet
Koszt zależy głównie od liczby integracji i od tego, jak nietypowa jest polityka cenowa. Prosty panel z jednym cennikiem grupowym i eksportem zamówień to inna robota niż system z prowizjami i wielomagazynowością.
Rozliczam się fixed-bid, zwykle w widełkach 5000-10000 zł netto za etap o zamkniętym zakresie, a każdy etap wyceniam osobno na piśmie przed startem. Do tego utrzymanie, bo panel spięty z systemem handlowym wymaga opieki: Basic 1000 zł, Pro 2000 zł, Premium 3500 zł netto miesięcznie. Koszty zewnętrznych narzędzi (hosting, wtyczki, konektory) liczy się osobno i warto sprawdzać je na bieżąco, bo cenniki producentów się zmieniają.
Budżet ucieka najczęściej na trzy sposoby: nieuporządkowane dane produktowe, polityka rabatowa, której nikt nie potrafi zapisać w jednym zdaniu, i integracja robiona na końcu zamiast na początku. Dwie pierwsze rzeczy załatwisz bez programisty.
Jak to wygląda u mnie
Zaczynam od bezpłatnej diagnozy: patrzę, co masz dziś (sklep, arkusze, system handlowy), pytam o politykę cenową i o to, ilu partnerów oraz handlowców ma korzystać z panelu. Z tego powstaje mapa etapów, a przy większej robocie wycena na piśmie przed startem, z zakresem każdego etapu. Buduję to najczęściej na WooCommerce z warstwą B2B, przy złożonej logice w hybrydzie z Laravelem. Jeśli masz już sklep detaliczny, zwykle taniej wychodzi dołożenie warstwy B2B do niego niż budowa drugiego systemu obok - opisałem to w tekście o sklepie B2B i B2C w jednym.
Najczęstsze pytania
Czy panel B2B da się zrobić na WooCommerce, czy trzeba dedykowanego systemu? Da się i w większości przypadków to rozsądny wybór, bo WooCommerce ma gotową obsługę produktów, zamówień i podatków, a warstwę B2B dokłada się na wierzchu. Dedykowany system ma sens przy nietypowej logice, na przykład konfiguratorach produktu albo rozliczeniach wielu spółek. Decyzję podejmuję po obejrzeniu polityki cenowej, nie z góry.
Czy handlowiec może zamawiać w imieniu klienta z telefonu? Tak i to jeden z głównych powodów, dla których takie panele powstają. Warunek jest jeden: interfejs projektowany pod telefon od początku, bo przedstawiciel składa zamówienie stojąc w magazynie klienta. Wyszukiwarka po kodzie i lista ostatnich zamówień są wtedy ważniejsze od ładnych zdjęć.
Jak długo trwa wdrożenie panelu dla dystrybutorów? Pierwszy etap, czyli logowanie plus ceny indywidualne, to zwykle kilka tygodni, o ile dane produktowe są uporządkowane. Pełny system z prowizjami i dwustronną integracją to projekt na miesiące, dlatego dzielę go na etapy. Hamulcem prawie nigdy nie jest programowanie, tylko czekanie na decyzje i na dostęp do systemu handlowego.
Czy partnerzy w ogóle zaczną z tego korzystać? To zależy od dwóch rzeczy: czy panel jest szybszy od telefonu i czy dane w nim są prawdziwe. Jeśli kontrahent dwa razy zobaczy nieaktualny stan magazynowy, wróci do dzwonienia i trudno go potem przekonać. Dlatego pilnuję najpierw jakości danych i szybkości działania, a dopiero potem dokładam funkcje.
Powiązane: Panel zamówień B2B dla kontrahentów · Ile kosztuje platforma B2B · Sklepy e-commerce