Brief strony internetowej to nie formalność dla wykonawcy - to jedyny dokument, dzięki któremu wycena jest liczona, a nie zgadywana. Większość checklist w sieci wygląda podobnie: dwadzieścia pytań, z których połowa brzmi jak z ankiety marketingowej, i ani słowa o tym, co z tymi odpowiedziami dalej się dzieje. Tymczasem to jest cała gra. Jedna odpowiedź potrafi przesunąć kwotę o kilka tysięcy, inna nie zmienia w niej nic, a trzecia decyduje o tym, czy projekt ruszy za tydzień, czy za sześć.
Poniżej masz brief w formie, którą możesz zaznaczyć, wkleić do maila i wypełnić w piętnaście minut. Przy każdym punkcie piszę wprost, co ta odpowiedź zmienia w cenie albo w terminie - żebyś wiedział, na czym się skupić, a co możesz spokojnie zostawić puste. Osobno rozpisałem, co wysłać w samym zapytaniu ofertowym; tutaj chodzi o dokument, który zostaje z Tobą na cały projekt.
Brief strony internetowej - dziesięć pytań do skopiowania
Nie musi być ładnie. Punkty, jedno-dwa zdania przy każdym, mogą być pisane w biegu między spotkaniami.
1. Czym zajmuje się firma i komu sprzedajecie. Dwa zdania. Co zmienia: układ strony i liczbę ekranów sprzedażowych. Producent sprzedający hurtowniom i gabinet przyjmujący zapisy to dwie różne strony przy tej samej liczbie podstron.
2. Po co ta strona - jeden cel, nie pięć. Zapytania mailowe, telefony, sprzedaż online, wiarygodność przy przetargach. Co zmienia: niewiele w kwocie, bardzo dużo w tym, czy strona zadziała. To jedyne pytanie, na które nikt nie odpowie za Ciebie.
3. Adres obecnej strony, jeśli jest. Nawet jeśli się jej wstydzisz. Co zmienia: pół dnia mojej pracy w jedną albo drugą stronę. Ze starej strony często da się odzyskać teksty, zdjęcia i adresy podstron - albo widać od razu, że nie da się nic i wszystko powstaje od zera.
4. Lista podstron albo to, co ma się na stronie znaleźć. Nie musi być kompletna. Co zmienia: najwięcej ze wszystkich punktów. Każda podstrona to projekt, treść i wdrożenie, więc różnica między sześcioma a dwudziestoma sześcioma ekranami jest różnicą rzędu wielkości.
5. Kto pisze teksty. Wy, ja, czy jeszcze nikt o tym nie myślał. Co zmienia: i cenę, i termin. Brak tekstów to najczęstszy powód, dla którego gotowa technicznie strona stoi miesiąc przed startem.
6. Zdjęcia i logo - co już macie. Zdjęcia z realizacji, zdjęcia zespołu, logo w pliku wektorowym, księga znaku. Co zmienia: cenę, bo alternatywą są zdjęcia ze stocku albo sesja, i jedno i drugie jest osobną pozycją.
7. Co strona ma robić poza pokazywaniem treści. Formularz, kalkulator, rezerwacja terminu, strefa logowania dla klientów, sprzedaż online. Co zmienia: kwotę skokowo. To jest granica między stroną a systemem i przebiega dokładnie tutaj.
8. Z czym ma się łączyć. System magazynowy, program księgowy, CRM, kalendarz, hurtownia. Co zmienia: termin bardziej niż cenę. Integracja z cudzym systemem zależy od jego dokumentacji, której nie kontroluję - dlatego uczciwie wydziela się ją do osobnego etapu.
9. Wersje językowe i dostępność. Ile języków, kto tłumaczy, czy firma podlega wymogom dostępności cyfrowej. Co zmienia: wersja obcojęzyczna to praktycznie druga strona pod względem treści, a wymóg dostępności zmienia sposób projektowania, nie kosmetykę na końcu.
10. Termin, budżet z grubsza i kto decyduje. Co zmienia: wszystko, tylko nie w tę stronę, której się boisz. Budżet nie podnosi kwoty - pozwala dobrać zakres, który się w nim mieści, zamiast wysyłać ofertę dwa razy wyższą. A jedna osoba decyzyjna po Waszej stronie skraca projekt bardziej niż jakakolwiek optymalizacja po mojej.
Czego w briefie być nie musi
Duża część osób odkłada wysłanie briefu, bo czuje, że czegoś jeszcze nie wie. Zwykle chodzi o rzeczy, których ustalać nie powinieneś.
Nie musisz wybierać technologii, systemu zarządzania treścią ani hostingu - to jest decyzja wykonawcy i to on ma ją uzasadnić. Nie musisz mieć wykupionej domeny ani wybranego szablonu. Nie musisz też znać żargonu: zdanie o tym, że ludzie mają dzwonić po obejrzeniu realizacji, niesie więcej informacji niż dowolna formułka o ścieżce zakupowej. Jeśli w briefie pada nazwa konkretnej wtyczki albo motywu, którą ktoś Wam podrzucił, traktuję to jako wskazówkę, nie jako wymaganie - czasem jest trafna, czasem blokuje lepsze rozwiązanie. Więcej o tym, jak w ogóle ocenić wykonawcę, zebrałem w tekście o tym, kto zrobi stronę internetową.
Treści, materiały i integracje - tu wykłada się najwięcej projektów
Z mojego doświadczenia technika rzadko jest wąskim gardłem. Projekty stoją na trzech rzeczach i wszystkie trzy da się przewidzieć już na etapie briefu.
Pierwsza to teksty. Klient deklaruje, że napisze je sam, bo zna firmę najlepiej - i to prawda, tylko pisanie dwudziestu opisów usług wieczorami po pracy trwa. Jeśli w briefie napiszesz wprost, że tekstów nie ma i nie będzie, dokładam je do zakresu i termin jest realny. Jeśli napiszesz, że będą, umawiamy się na datę i ta data staje się częścią harmonogramu.
Druga to zdjęcia. Firma budowlana ma zwykle setki zdjęć z budów w telefonach pracowników i żadnego w rozdzielczości nadającej się na stronę główną. To nie jest problem, to jest pozycja do zaplanowania - byle padła na początku, a nie w tygodniu przed startem.
Trzecia to dostępy do cudzych systemów. Integracja z magazynem albo księgowością wymaga konta testowego i dokumentacji, a te bywają po stronie firmy, która nie ma powodu się spieszyć. Kiedy wiem o tym z briefu, zamawiam je pierwszego dnia. Kiedy dowiaduję się w połowie projektu, czekamy razem.
Od briefu do harmonogramu - co się z nim dzieje dalej
To jest część, której brakuje w checklistach krążących po sieci. Brief nie kończy życia w skrzynce odbiorczej.
Z briefu powstaje rozpisany zakres w ofercie: lista tego, co konkretnie powstanie, co jest po mojej stronie, a co po Twojej. Zakres z oferty przechodzi potem dosłownie do umowy - to ten sam tekst, nie jego streszczenie. Z liczby pozycji w zakresie wychodzi harmonogram z etapami i z datami, w których potrzebuję od Ciebie decyzji albo materiałów. Dlatego punkt piąty i szósty z listy wyżej są ważniejsze, niż wyglądają: one nie opisują strony, one wyznaczają terminy.
Jeśli zastanawiasz się, ile w ogóle powinien trwać taki projekt i z czego składa się kwota, rozłożyłem to w tekście o tym, ile kosztuje strona internetowa. Warto go przeczytać przed wypełnieniem punktu dziesiątego.
Czy brief wiąże cenę
Wiąże, i to jest cała sensowność tego dokumentu. Pracuję fixed-bid: kwota ustalona przed startem nie rośnie w trakcie, dopóki nie zmienia się zakres. Ryzyko, że coś zajmie dłużej, niż szacowałem, leży po mojej stronie - to jest dokładnie to, za co się płaci w takim modelu.
Co się dzieje, gdy zakres jednak się zmienia, bo w połowie projektu dochodzi druga wersja językowa albo sklep? Wtedy liczę tę zmianę osobno i dopisujemy ją do umowy jako oddzielną pozycję z własnym terminem. Nie ma sytuacji, w której koszt pojawia się na fakturze bez wcześniejszej zgody, i nie ma sytuacji, w której zmiana zakresu przechodzi jako drobiazg - bo drobiazg dla Ciebie potrafi być tygodniem dla mnie.
Działa to też w drugą stronę. Jeśli po przeczytaniu briefu uznam, że nie potrzebujesz nowej strony, tylko poprawek na tej, którą masz, powiem to, nawet jeśli oznacza mniejsze zlecenie.
Jak to wygląda u mnie
Dostaję wypełniony brief mailem. Zaglądam na obecną stronę, sprawdzam, co jest do uratowania, i jeśli czegoś brakuje, dopytuję o jedną, dwie rzeczy - nie o dwanaście, bo po to jest ta lista. Odsyłam wycenę z rozpisanym zakresem, terminem i tym, co dzieje się po odbiorze. Przy projekcie z integracjami potrzebuję więcej czasu, ale wtedy z góry piszę, kiedy się odezwę.
Sam brief do niczego Cię nie zobowiązuje, tak samo jak zajrzenie w Twoją obecną stronę. Strony dla firm z całej Polski prowadzę zdalnie i ten dokument jest pierwszym etapem współpracy, nie sitem przed rozmową - dlatego zależy mi, żeby był krótki i szczery, a nie kompletny.
Najczęstsze pytania
Czy brief musi być na formularzu wykonawcy? Nie. Dziesięć punktów w mailu jest wart tyle samo co wypełniony PDF, a powstaje szybciej. Formularze mają sens wtedy, gdy wysyłasz to samo zapytanie do kilku wykonawców i chcesz mieć pewność, że każdy dostał identyczny opis.
Co, jeśli nie umiem odpowiedzieć na połowę pytań? Zostaw je puste i napisz, że nie wiesz. Puste pole jest informacją - mówi mi, że tę decyzję trzeba podjąć wspólnie i że ma miejsce w harmonogramie. Zmyślona odpowiedź jest gorsza niż jej brak, bo wchodzi do wyceny jako fakt.
Czy podawać budżet, skoro wykonawca i tak go wykorzysta? Tak. Budżet nie ustawia ceny, tylko zakres - decyduje, ile podstron i funkcji mieści się w kwocie, którą i tak masz w głowie. Bez niego dostajesz ofertę, którą odrzucasz bez czytania, i obie strony tracą tydzień.
Czy brief zastępuje spotkanie? Skraca je do jednego zamiast trzech. Po dobrym briefie rozmowa dotyczy decyzji, a nie zbierania podstawowych informacji, i zwykle mieści się w pół godziny.
Szukasz kogoś, kto to ogarnie od początku do końca? Tworzę strony dla firm z całej Polski - rozmowa i wdrożenie idą online. Porozmawiajmy o projekcie.