Strona instytucji ma jedno główne zadanie: udostępniać dokumenty i informacje tak, żeby każdy je znalazł i odczytał. Urząd, szkoła, spółdzielnia mieszkaniowa czy fundacja nie sprzedają przez stronę - odpowiadają nią na pytania mieszkańców, rodziców, członków i darczyńców, a część robi to pod konkretnym obowiązkiem prawnym. Dlatego liczy się tu co innego niż przy stronie firmowej: struktura dokumentów, dostępność cyfrowa i to, czy Twoi ludzie sami dodadzą ogłoszenie o 15:50 w piątek.
Co musi być na stronie instytucji
Obowiązki zależą od tego, czy jesteś podmiotem publicznym (urząd, szkoła publiczna, instytucja kultury), czy podmiotem prywatnym z obowiązkami wobec członków (spółdzielnia, wspólnota, organizacja pozarządowa).
| Podmiot | Co udostępniasz na stronie | Z czego to wynika |
|---|---|---|
| Urząd gminy, miasta, starostwo | BIP, dane kontaktowe i godziny pracy, deklaracja dostępności, informacja o działalności w tekście łatwym do czytania i w języku migowym | ustawa o dostępie do informacji publicznej, ustawa o dostępności cyfrowej |
| Szkoła i przedszkole publiczne | BIP jednostki, statut, dokumenty rekrutacyjne, dostępność cyfrowa, deklaracja dostępności | jak wyżej, plus prawo oświatowe |
| Spółdzielnia mieszkaniowa | statut, regulaminy, uchwały i protokoły obrad organów, protokoły lustracji, roczne sprawozdanie finansowe | ustawa o spółdzielniach mieszkaniowych |
| Fundacja, stowarzyszenie, OPP | sprawozdania roczne (albo link do bazy sprawozdań), dane rejestrowe, numer konta, informacja o 1,5% przy statusie OPP | ustawa o fundacjach, przepisy o działalności pożytku publicznego |
| Wspólnota, ROD, klub, koło | uchwały, opłaty, terminy zebrań, kontakt do zarządu | statut albo regulamin wewnętrzny |
Jedno rozdzielenie od razu: BIP to nie to samo co strona. Biuletyn Informacji Publicznej ma narzuconą formę i minimalny zakres, strona jest jego czytelną nakładką dla ludzi. Robi się jedno i drugie: BIP na osobnym adresie, strona z linkiem do niego w menu i w stopce.
Dostępność cyfrowa i deklaracja dostępności
Dostępność cyfrowa to zestaw wymagań (standard WCAG 2.1 na poziomie AA), dzięki którym stronę obsłuży też osoba niewidoma, słabowidząca albo korzystająca wyłącznie z klawiatury i czytnika ekranu. Dla podmiotów publicznych to obowiązek ustawowy, dla firm sprzedających online dołożył go europejski akt o dostępności obowiązujący od czerwca 2025.
Co to znaczy w praktyce:
- Kontrast tekstu wystarczający, żeby przeczytać go w słońcu na telefonie - koniec z jasnoszarym na białym
- Obsługa samą klawiaturą - tabulatorem przechodzisz menu, formularz i wyszukiwarkę, i widać, gdzie jesteś
- Opisy alternatywne zdjęć, żeby czytnik ekranu powiedział, co jest na obrazku
- Nagłówki w kolejności, a nie pogrubiony tekst udający nagłówek
- Dokumenty do pobrania z warstwą tekstową - o tym osobno niżej, bo to najczęstszy grzech
- Filmy z napisami, jeśli publikujesz nagrania z sesji czy zebrań
Do tego deklaracja dostępności - osobna podstrona z informacją, w jakim stopniu serwis spełnia wymagania, co jest niedostępne i dlaczego, do kogo zgłosić problem i jak złożyć skargę. Aktualizuje się ją raz w roku, do 31 marca. Strona zbudowana „dostępnie” potrafi taką przestać być po kilku miesiącach dodawania treści: plakat wklejony jako jeden obrazek bez opisu psuje efekt całej pracy.
Strona internetowa spółdzielni mieszkaniowej
Strona internetowa spółdzielni mieszkaniowej ma obowiązkową część jawną: statut, regulaminy, uchwały i protokoły obrad organów, protokoły lustracji oraz roczne sprawozdanie finansowe muszą być na niej udostępnione. Wynika to wprost z ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych.
Sensowny układ takiej strony:
- Część jawna - dokumenty wymienione wyżej, ogłoszenia (awarie, przeglądy, wywóz gabarytów), kontakt do administracji i pogotowia technicznego, godziny przyjęć
- Część chroniona - strefa członka po zalogowaniu: saldo opłat, rozliczenia mediów, zgłoszenia usterek. Zwykle jako moduł strony albo integracja z programem, w którym spółdzielnia prowadzi czynsze
- Archiwum - dokumenty z poprzednich lat z filtrem po roku i po organie, a nie lista 200 linków
Najpoważniejsze ryzyko to dane osobowe w części jawnej. Protokoły i uchwały publikuje się bez danych identyfikujących osoby, dlatego pliki jawne i wewnętrzne trzymam w dwóch oddzielnych miejscach, z krótką instrukcją dla osoby dodającej treści.
Strona szkoły
Strona szkoły ma dwie grupy odbiorców: rodziców szukających konkretu w minutę i kandydatów w sezonie rekrutacji. Obowiązki formalne (BIP, statut, deklaracja dostępności, dokumenty rekrutacyjne) załatwia się raz, ale o wartości strony decyduje to, czy na telefonie w trzy kliknięcia widać kalendarz roku szkolnego, godziny sekretariatu, jadłospis i aktualne ogłoszenia.
Trzy rzeczy robią w szkołach największą różnicę:
- Ogłoszenia dodawane przez sekretariat, bez proszenia o pomoc informatyka. Jeśli publikacja wymaga zgłoszenia do zewnętrznej osoby, strona umiera w listopadzie
- Rozdzielenie dziennika elektronicznego od strony - dziennik to osobny system, strona ma do niego prowadzić wyraźnym przyciskiem, a nie go zastępować
- Galerie ze zgodami - zdjęcia dzieci publikuje się wyłącznie na podstawie zebranych zgód, a strona musi mieć szybki sposób usunięcia konkretnej fotografii
Strona fundacji, stowarzyszenia i ROD
Strona organizacji sprzedaje zaufanie, nie produkt. Darczyńca, grantodawca i wolontariusz sprawdzają to samo: kto za tym stoi, co konkretnie zrobiliście w zeszłym roku i czy pieniądze trafiają tam, gdzie deklarujecie. Minimum to dane rejestrowe (KRS, NIP, adres), numer konta widoczny bez szukania, sprawozdania roczne albo link do publicznej bazy sprawozdań i opis kilku zakończonych działań z datami.
Przy statusie organizacji pożytku publicznego dochodzi informacja o przekazywaniu 1,5% podatku z numerem KRS, w miejscu nie do przeoczenia w styczniu i lutym. Wpłaty online oznaczają bramkę płatniczą i regulamin darowizn - to rozszerzenie warto wycenić osobno.
W ogrodach działkowych, wspólnotach i klubach schemat jest podobny, tylko mniejszy: uchwały i regulamin, opłaty i terminy zebrań, komunikaty o wodzie i odpadach, kontakt do zarządu.
PDF-y, archiwum i wyszukiwarka
Instytucje wykładają się najczęściej na dokumentach. Skan to obrazek - czytnik ekranu nie odczyta z niego ani słowa, a wyszukiwarka na stronie go nie znajdzie. Zeskanowana i podpisana odręcznie uchwała formalnie jest opublikowana, a praktycznie niedostępna dla części mieszkańców.
Zasady, które warto wpisać do umowy i przekazać osobie dodającej treści:
| Problem | Co zrobić zamiast |
|---|---|
| Skan bez warstwy tekstowej | PDF wygenerowany z pliku tekstowego albo skan przepuszczony przez rozpoznawanie tekstu |
Nazwa pliku dok1_ost_v3.pdf | uchwala-12-2026-remont-dachu.pdf plus czytelny tytuł linku |
| Sto linków na jednej podstronie | Lista z filtrem po roku i kategorii oraz wyszukiwarką po tytule |
| Ogłoszenie jako plakat w JPG | Treść w tekście na stronie, plakat jako dodatek |
Do tego dwie rzeczy, których nie widać: kopie zapasowe robione automatycznie i sprawdzone pod kątem odtworzenia oraz aktualizowany silnik strony. O archiwum uchwał, którego nie da się odzyskać po awarii, dowiadujesz się w najgorszym momencie.
Ile to kosztuje i co wpisać w zapytanie ofertowe
U mnie strona instytucji to zwykle projekt rozliczany ryczałtem w przedziale 5000-10000 zł netto, a o miejscu w widełkach decyduje zakres: sam serwis informacyjny z archiwum dokumentów jest na dole, strefa członka po zalogowaniu albo integracja z systemem czynszowym idzie na górę. Osobno liczą się domena, hosting i opieka - rozpisałem je w tekstach o cenach stron internetowych w 2026 i o kosztach utrzymania strony.
Żeby dostać porównywalne oferty, w zapytaniu podaj:
- Typ podmiotu - czy jesteś podmiotem publicznym, czy nie
- Listę dokumentów do przeniesienia (liczba plików, format, czy są skany)
- Wymóg WCAG 2.1 AA i deklaracji dostępności wprost, jako element odbioru
- Kto będzie dodawał treści i ile osób ma mieć dostęp
- Czy potrzebna jest strefa po zalogowaniu i czy ma się łączyć z jakimś programem
- Zakres utrzymania po wdrożeniu: aktualizacje, kopie, poprawki, czas reakcji
- Termin i sposób odbioru - z listą kontrolną zamiast ogólnego „zgodnie ze sztuką”
Przy niskim budżecie uczciwym rozwiązaniem bywa gotowy motyw dopracowany pod dostępność zamiast projektu od zera - różnice opisałem w tekście gotowy szablon czy strona na zamówienie. Gorzej wychodzi cięcie na utrzymaniu: strona bez aktualizacji po roku staje się dziurą bezpieczeństwa z uchwałami w środku.
Od czego zaczynam
Zaczynam od bezpłatnej diagnozy: oglądam obecną stronę albo BIP, sprawdzam podstawy z listy dostępności, stan dokumentów i sposób dodawania treści od środka. Dostajesz krótkie podsumowanie - co jest ryzykiem formalnym, co da się poprawić na miejscu, a co wymaga przebudowy. Bez zobowiązania.
Przy większej robocie najpierw wycena na piśmie z rozpisanym zakresem i terminem, dopiero potem start. Po wdrożeniu jest stała opieka techniczna w trzech wariantach: Basic 1000 zł, Pro 2000 zł i Premium 3500 zł netto miesięcznie - mniejszym instytucjom zwykle wystarcza najniższy pakiet, bo chodzi o aktualizacje, kopie i drobne poprawki, a nie o ciągły rozwój.
Najczęstsze pytania
Czy strona internetowa spółdzielni mieszkaniowej jest obowiązkowa? Ustawa o spółdzielniach mieszkaniowych wymaga udostępniania na stronie internetowej statutu, regulaminów, uchwał i protokołów obrad organów, protokołów lustracji oraz rocznego sprawozdania finansowego. W praktyce oznacza to, że spółdzielnia musi mieć stronę z publicznym dostępem do tych dokumentów, po usunięciu z nich danych osobowych.
Czy strona szkoły musi spełniać WCAG? Tak, szkoła publiczna jest podmiotem publicznym, więc obowiązuje ją ustawa o dostępności cyfrowej i standard WCAG 2.1 na poziomie AA wraz z deklaracją dostępności. Szkoła niepubliczna nie ma tego obowiązku wprost, ale przy dofinansowaniach ze środków publicznych wymóg dostępności potrafi wrócić w umowie.
Czy BIP wystarczy zamiast strony? Formalnie BIP realizuje obowiązek udostępniania informacji publicznej, ale jest nieczytelny dla większości ludzi i nie odpowiada na pytania typu „o której czynny jest urząd”. Standardem jest strona dla mieszkańców plus BIP jako osobny serwis, z widocznym linkiem między nimi.
Ile trwa zrobienie strony dla instytucji? Przy gotowych treściach zwykle kilka tygodni. Najdłużej trwa nie budowa, tylko zebranie dokumentów po stronie instytucji i uzgodnienia w zarządzie czy radzie - dlatego w harmonogramie rozdzielam termin wdrożenia od terminu dostarczenia treści.
Powiązane: Ile kosztuje strona internetowa w 2026 · Kto zrobi stronę internetową · Strony internetowe