Drukowanie etykiet w Baselinkerze ustawia się raz, a potem paczka nadaje się jednym kliknięciem - razem z numerem śledzenia, który sam wraca do sklepu i do klienta. Potrzebne są trzy rzeczy: podpięte konto kurierskie (własna umowa albo broker typu Apaczka czy Furgonetka), zainstalowany na komputerze program łączący panel z drukarką oraz szablon przesyłki, w którym z góry ustalasz wagę, wymiary, ubezpieczenie i pobranie. Reszta to już automat.
Poniżej masz całą konfigurację w kolejności, w jakiej sam ją ustawiam u klientów. Nazwy zakładek potrafią się różnić między wersjami panelu, więc opisuję też, czego szukać, a nie tylko gdzie kliknąć.
Jak w Baselinkerze działa nadawanie paczek
Nadawanie paczek w Baselinkerze to proces, w którym z listy zamówień tworzysz przesyłkę u przewoźnika, drukujesz etykietę i odsyłasz numer śledzenia do miejsca, z którego przyszło zamówienie. Panel jest tu tylko pośrednikiem - sam nie wozi paczek i nie ma własnego cennika przesyłek. Rozlicza Cię przewoźnik albo broker, u którego masz konto.
Cały łańcuch wygląda tak:
- Zamówienie wpada do Baselinkera ze sklepu lub z marketplace’u
- Zaznaczasz zamówienia i wybierasz szablon przesyłki (profil nadania)
- Panel wysyła dane do przewoźnika i dostaje z powrotem numer listu przewozowego oraz plik etykiety
- Etykieta idzie na drukarkę - ręcznie albo automatycznie
- Numer śledzenia wraca do sklepu, zamówienie zmienia status, klient dostaje maila
Co musisz mieć przed startem
| Element | Po co | Uwaga |
|---|---|---|
| Konto kurierskie lub brokerskie | bez niego nie ma czego drukować | własna umowa z DPD, InPost, DHL albo broker: Apaczka, Furgonetka, Sendit |
| Dane do integracji | login, klucz API, numer klienta (SAP/ID) | dostajesz od opiekuna handlowego przewoźnika albo z panelu brokera |
| Drukarka | wydruk etykiety | najwygodniejsza termiczna na rolce 100 x 150 mm; zwykła laserowa też działa |
| Program łączący | Baselinker działa w przeglądarce i sam nie widzi drukarki | aplikacja instalowana na komputerze, tzw. connector lub menedżer wydruków |
| Poprawne dane w zamówieniach | brak kodu pocztowego albo telefonu = błąd przy nadaniu | tu najczęściej sypią się integracje ze sklepem |
Krok 1 - podłącz przewoźnika lub brokera
Integracje kurierskie znajdziesz w ustawieniach panelu, w sekcji z listą przewoźników. Wybierasz swojego, wklejasz dane dostępowe i zapisujesz. Dobrą praktyką jest od razu nadać integracji czytelną nazwę - jeśli masz dwa konta w jednej firmie kurierskiej (np. osobne na paczki krajowe i zagraniczne), po miesiącu nie odróżnisz ich po samym logo.
Broker czy umowa bezpośrednia? Krótko:
| Rozwiązanie | Kiedy ma sens | Na co uważać |
|---|---|---|
| Broker (Apaczka, Furgonetka, Sendit) | start, kilkadziesiąt paczek miesięcznie, porównywanie cen kilku kurierów w jednym miejscu | reklamacje idą przez pośrednika, więc bywają wolniejsze |
| Umowa bezpośrednia | stały, przewidywalny wolumen i negocjowane stawki | każdego kuriera dogadujesz i wpinasz osobno |
Cenniki i progi rabatowe zmieniają się często, więc traktuj to jako kierunek, a nie tabelę stawek.
Krok 2 - dodaj drukarkę etykiet
Baselinker działa w przeglądarce, a przeglądarka nie ma bezpośredniego dostępu do drukarki - dlatego samo dodanie drukarki w systemie operacyjnym nie wystarczy. Trzeba zainstalować małą aplikację pośredniczącą (connector), która loguje się do Twojego konta i przekazuje wydruki na wskazane urządzenie.
Kolejność jest taka:
- Zainstaluj drukarkę w systemie i wydrukuj stronę testową - jeśli nie działa tutaj, w panelu też nie zadziała
- Pobierz i zainstaluj aplikację łączącą z panelu Baselinkera, zaloguj się w niej na swoje konto
- W ustawieniach wydruku w panelu wybierz drukarkę z listy i przypisz jej rodzaj dokumentu (etykieta, lista przewozowa, faktura, dokument WZ)
- Ustaw format: dla drukarek termicznych zwykle 100 x 150 mm, dla laserowych A4
- Zrób wydruk testowy na jednym zamówieniu, zanim puścisz sto
Dwie rzeczy, na które najczęściej trafiam przy uruchamianiu: aplikacja łącząca musi być uruchomiona w momencie drukowania (najlepiej dodana do autostartu komputera), a etykieta drukowana na termice powinna iść w oryginalnej skali. Wydruk „dopasuj do strony” zmniejsza kod kreskowy o kilka procent i skaner kuriera potrafi go nie przeczytać - paczka wraca albo ląduje w reklamacjach.
Krok 3 - zbuduj szablon przesyłki
Szablon przesyłki to zapisany zestaw domyślnych parametrów paczki, dzięki któremu nie wpisujesz przy każdym zamówieniu tego samego. Ustawiasz go raz na przewoźnika i rodzaj wysyłki.
Co warto w nim zapisać:
- Waga i wymiary - najczęstszy rozmiar Twojej paczki, do korekty tylko przy nietypowych zamówieniach
- Pobranie - kwota pobierana automatycznie z wartości zamówienia, a nie wpisywana ręcznie
- Ubezpieczenie - próg, od którego ma się włączać
- Zawartość przesyłki - np. nazwa pierwszego produktu albo numer zamówienia, przydaje się przy reklamacjach
- Referencja - numer zamówienia widoczny na liście przewozowym, bezcenny przy szukaniu paczki
Jeśli sprzedajesz produkty o bardzo różnej gabarytowości, zrób kilka szablonów: „mała paczka”, „karton standard”, „gabaryt”. Wybór szablonu z listy zajmuje sekundę, a poprawianie wagi w oknie nadania - kilkanaście.
Krok 4 - masowe nadanie i zamówienie kuriera
Przy większej liczbie zamówień nie nadajesz paczek pojedynczo. Filtrujesz listę po statusie (np. „spakowane”), zaznaczasz wszystkie, wybierasz szablon i uruchamiasz masowe tworzenie przesyłek. Panel zwraca listę utworzonych numerów oraz - to ważne - listę błędów.
Podjazd kuriera zamawiasz osobno, po utworzeniu przesyłek: w zakładce z listą nadanych paczek wybierasz zamówienie kuriera na dany dzień i przedział godzinowy. Część przewoźników ma stały podjazd wynikający z umowy i wtedy tego kroku nie ma. Protokół odbioru (lista paczek do podpisu) drukuje się z tego samego miejsca.
Dobry nawyk: nadawaj paczki jedną turą, o stałej godzinie, przed graniczną godziną podjazdu. Rozstrzelone nadania w ciągu dnia to najkrótsza droga do paczki, która została w magazynie, bo powstała po wyjeździe kuriera.
Krok 5 - numer śledzenia z powrotem do sklepu
To jest ta część, która najbardziej zdejmuje pracę z rąk, i najczęściej bywa niedokończona. Po utworzeniu przesyłki numer listu przewozowego powinien automatycznie trafić do zamówienia w sklepie i do klienta - bez kopiowania go ręcznie do maila.
Ustawia się to akcjami automatycznymi: warunek „utworzono przesyłkę” uruchamia zmianę statusu zamówienia na „wysłane”, a zmiana statusu wysyła numer śledzenia do sklepu lub marketplace’u. W WooCommerce numer ląduje w polu przesyłki albo w notatce do zamówienia, w zależności od tego, jak wpięta jest integracja. Jeśli Twoje zamówienia w ogóle nie wracają w drugą stronę albo w panelu robi się cisza, zacznij od sprawdzenia samego połączenia ze sklepem - opisałem to w tekście o tym, co robić, gdy Baselinker nie pobiera zamówień.
Warto przy okazji uporządkować to, co widzi klient jeszcze przed zakupem: metody dostawy w sklepie powinny odpowiadać przewoźnikom, których faktycznie używasz w panelu. Jak poukładać strefy wysyłki i progi darmowej dostawy w WooCommerce, opisałem osobno - bez tego mapowanie metod dostawy na szablony przesyłek zawsze będzie prowizorką.
Najczęstsze problemy przy drukowaniu etykiet
| Objaw | Zwykła przyczyna | Co zrobić |
|---|---|---|
| Etykieta się nie drukuje, panel nic nie zgłasza | wyłączona aplikacja łącząca | uruchom ją i dodaj do autostartu |
| Kod kreskowy nieczytelny dla skanera | wydruk przeskalowany, słaba jakość taśmy lub brudna głowica | drukuj w skali 100%, wyczyść głowicę, sprawdź gęstość wydruku |
| Błąd przy tworzeniu przesyłki dla części zamówień | brak telefonu, kodu pocztowego albo zły format adresu | popraw dane w zamówieniu i wymuś ponowne nadanie |
| Paczka nadana dwa razy | ponowne kliknięcie po błędzie zbiorczym | przed powtórką sprawdź listę przesyłek zamówienia, anuluj duplikat u przewoźnika |
| Klient nie dostaje numeru śledzenia | brak akcji automatycznej albo brak mapowania pola w sklepie | dołóż automat i sprawdź, gdzie w sklepie ląduje numer |
Kiedy dołożyć do tego programistę
Standardowa konfiguracja etykiet i nadawania to robota na kilka godzin i spokojnie zrobisz ją sam z tym poradnikiem. Programista przydaje się dopiero wtedy, gdy proces wychodzi poza to, co panel obsługuje z pudełka: własne reguły wyboru przewoźnika, paczki dzielone na kilka listów, dane z magazynu zewnętrznego, integracja z hurtownią, własne automatyzacje po API albo połączenie z systemem magazynowym po stronie sklepu.
U mnie start jest zawsze taki sam: bezpłatna diagnoza, w której oglądam Twój sklep i realny obieg zamówień, i mówię wprost, co da się poukładać ustawieniami, a co wymaga kodu. Przy większej robocie - rozwoju i optymalizacji sklepu czy dopinaniu integracji - dostajesz zakres i wycenę na piśmie przed startem, bez rozliczania w ciemno. Projekty w tym obszarze mieszczą się zwykle w widełkach 5000-10000 zł netto, a bieżące doglądanie sklepu prowadzę w ramach stałej opieki (Basic 1000, Pro 2000, Premium 3500 zł netto miesięcznie).
Najczęstsze pytania
Czy Baselinker drukuje etykiety bez instalowania programu na komputerze? Etykietę możesz pobrać jako plik PDF i wydrukować ręcznie z przeglądarki - do kilku paczek dziennie to wystarczy. Automatyczne drukowanie, czyli sytuacja, w której etykieta sama wyjeżdża z drukarki po nadaniu, wymaga aplikacji łączącej zainstalowanej na komputerze przy drukarce.
Jaka drukarka do etykiet sprawdza się najlepiej? Termiczna na rolce w formacie 100 x 150 mm, czyli standard listów przewozowych w Polsce. Nie potrzebuje tonera ani tuszu, drukuje jedną etykietę w kilka sekund i nie wymaga cięcia kartki. Zwykła drukarka laserowa też działa, tylko marnujesz papier i czas na przyklejanie etykiety do paczki.
Jak zamówić kuriera w Baselinkerze? Najpierw tworzysz przesyłki dla zamówień, a dopiero potem, w zakładce z listą nadanych paczek, zamawiasz podjazd na wybrany dzień i przedział godzinowy. Jeśli masz w umowie stały podjazd, tego kroku nie robisz wcale - kurier przyjeżdża sam, a Ty drukujesz tylko protokół odbioru.
Czy numer śledzenia wróci sam do sklepu i do klienta? Tak, pod warunkiem że ustawisz akcję automatyczną: utworzenie przesyłki zmienia status zamówienia, a zmiana statusu przekazuje numer do sklepu i uruchamia powiadomienie. Bez tego numer zostaje w panelu, a Ty wklejasz go ręcznie do każdego maila.
Powiązane: Baselinker nie pobiera zamówień · Wystawianie faktur i KSeF w Baselinkerze · Sklepy e-commerce