Baselinker sam nie zgadnie, jak masz fakturować - ale gdy raz mu to ustawisz, wystawianie i wysyłka do KSeF przestają być Twoją robotą. KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to rządowa skrzynka, do której trafiają wszystkie faktury sprzedaży w ustrukturyzowanej formie XML; obowiązuje największe firmy od lutego 2026, a pozostałe firmy od kwietnia 2026. W Baselinkerze masz dwie drogi: faktury wystawia sam Baselinker i on wysyła je do KSeF, albo Baselinker przekazuje zamówienie do programu księgowego, a ten robi resztę. Wybór jednej z nich to najważniejsza decyzja w całej konfiguracji - i trzeba ją podjąć zanim zaczniesz cokolwiek klikać.
Poniżej kolejność, w jakiej to ustawiam u klientów: najpierw decyzja, potem dane i token, potem numeracja, na końcu automat. Odwrotna kończy się dubletami numerów.
Dwie drogi wystawiania faktur - którą wybrać
Baselinker może być albo miejscem, w którym faktura powstaje, albo tylko przekaźnikiem do księgowości. Obie działają, ale nie dla każdego tak samo.
| Droga | Dla kogo | Na co uważać |
|---|---|---|
| Faktury w Baselinkerze | Sklep z jedną stawką VAT, który chce mieć wszystko w jednym panelu | Baselinker jest źródłem numeracji - księgowość dopina się do jego numerów, nie odwrotnie |
| Program księgowy (wFirma, iFirma, Fakturownia, Subiekt, Comarch) | Firma z księgową na stałe, sprzedażą B2B, korektami, zaliczkami, sprzedażą zagraniczną | Baselinker przekazuje dane zamówienia, ale za strukturę i wysyłkę do KSeF odpowiada program księgowy |
Zasada, którą stosuję: jeśli masz księgową, która i tak pracuje w konkretnym programie - fakturuj tam. Wystawianie w dwóch miejscach to najprostszy sposób na dwie faktury do jednego zamówienia. Tę drugą drogę rozpisałem przy integracji programu księgowego z KSeF.
Co przygotować, zanim wejdziesz w ustawienia
Zbierz to na jednej kartce - dzięki temu konfiguracja zajmuje jedno posiedzenie, a nie tydzień:
- Pełne dane sprzedawcy - nazwa zgodna z rejestrem, NIP, adres, numer konta
- Serie i format numeracji, jakie stosujesz dziś, plus ostatni numer ze starego systemu
- Stawki VAT dla wszystkich grup produktów, ze sprzedażą zwolnioną i zagraniczną włącznie
- Dostęp do KSeF - uprawnienia do wystawiania w imieniu firmy i sposób uwierzytelnienia
Jeśli masz bałagan w samych zamówieniach - część nie zaciąga się z marketplace’ów, część przychodzi bez danych do faktury - napraw to najpierw. Faktura jest tylko odbiciem zamówienia, a przyczyny braków opisałem przy zamówieniach, które nie wpadają do Baselinkera.
Token KSeF - skąd go wziąć
Token KSeF to długi ciąg znaków, który zastępuje podpis przy każdej wysyłce faktury - integracja przedstawia się nim zamiast prosić Cię za każdym razem o podpis kwalifikowany. Generuje się go raz, po stronie Ministerstwa Finansów, nie w Baselinkerze.
- Zaloguj się do aplikacji podatnika KSeF jako firma - podpisem kwalifikowanym, pieczęcią firmową albo profilem zaufanym właściciela
- Sprawdź, czy masz uprawnienie do wystawiania faktur w imieniu tego NIP-u; jeśli fakturuje ktoś inny, nadaj mu je osobno
- Wygeneruj token z uprawnieniem do wystawiania (do samego pobierania wystarczy węższe)
- Skopiuj go od razu - po zamknięciu okna token pokazuje się tylko raz i trzeba generować nowy
- To samo zrób w środowisku testowym, jeśli chcesz przećwiczyć bez skutków prawnych
Co pomaga: trzymaj token tam, gdzie hasła firmowe, nie w mailu i nie w notatniku na pulpicie. Kto ma token, ten może wystawiać faktury w imieniu Twojej firmy - to nie jest zwykły klucz do integracji.
Ustawienia w Baselinkerze krok po kroku
Konfigurację robisz w module faktur w panelu Baselinkera. Nazwy zakładek zmieniają się przy kolejnych odsłonach panelu, więc kieruj się sensem, nie dokładnym brzmieniem etykiet:
- Dane wystawcy - uzupełnij komplet danych firmy; to one wejdą w strukturę XML i tam nie ma miejsca na skróty typu „Firma sp. z o.o.” bez adresu
- Serie numeracji - ustaw format i numer początkowy, o tym za chwilę osobno
- Sekcja KSeF - wklej NIP i token, wybierz środowisko (najpierw testowe)
- Wystaw jedną fakturę próbną z realnego, zakończonego zamówienia
- Sprawdź status wysyłki - poprawnie przyjęta faktura dostaje numer KSeF i UPO, czyli urzędowe potwierdzenie odbioru
- Gdy próbna przechodzi - przełącz na środowisko produkcyjne i powtórz test na jednym prawdziwym zamówieniu
Numer KSeF i UPO to jedyny dowód, że faktura trafiła do systemu. Dopóki dokument wisi w statusie wysyłki albo w błędzie, formalnie nie została wystawiona - to jedna rzecz, którą warto sprawdzać codziennie przez pierwszy tydzień.
Numeracja faktur - tu powstaje najwięcej bałaganu
Numeracja musi być ciągła i unikalna w obrębie firmy, a nie w obrębie narzędzia. Jeśli Baselinker wystawia faktury równolegle z programem księgowym i oba zaczynają od jedynki, dostajesz dwa dokumenty o tym samym numerze - i awarię przy zamykaniu miesiąca.
- Jedno źródło numeracji. Wybierz system, który nadaje numery, a drugi ustaw wyłącznie na odczyt albo import
- Osobne serie tam, gdzie osobny obieg - inna dla marketplace’ów, inna dla B2B, inna dla korekt
- Ciągłość przy przenosinach - startując w połowie roku, ustaw numer początkowy wyższy niż ostatni z poprzedniego systemu
Faktury do zamówień z marketplace’ów mają dodatkowo swoje pułapki z danymi nabywcy - zebrałem je przy fakturach do zamówień z Allegro.
Automatyczne wystawianie - kiedy włączyć, a kiedy nie
Baselinker potrafi wystawić fakturę sam, gdy zamówienie wejdzie w wybrany status - i to jest cała oszczędność czasu w tej integracji. Ustawiasz to w akcjach automatycznych: warunek to zmiana statusu, akcja to wystawienie faktury.
Dobry moment na automat to status po zapłacie i po skompletowaniu zamówienia - nie „nowe”. Faktura do zamówienia, które klient jeszcze anuluje, oznacza korektę, a korekta w KSeF to osobny dokument, nie edycja.
Automatu nie włączaj od razu, jeśli:
- sprzedajesz w kilku stawkach VAT i dopiero je porządkujesz
- masz dużo zamówień zagranicznych albo w obcych walutach
- część klientów prosi o fakturę dopiero po fakcie, a reszta dostaje paragon
- w zamówieniach brakuje NIP-u przy sprzedaży firmom
W tych przypadkach przez pierwsze tygodnie lepiej wystawiać ręcznie i patrzeć, co się wysypuje. Więcej scenariuszy opisałem przy automatyzacjach na API Baselinkera.
Faktura nie przechodzi walidacji - co to znaczy
Walidacja struktury to sprawdzenie, czy plik XML zgadza się ze wzorem wymaganym przez KSeF. Odrzucenie prawie zawsze oznacza brak albo złą postać jednego pola, nie awarię integracji. Najczęstsze przypadki:
| Objaw | Co jest nie tak | Co zrobić |
|---|---|---|
| Błąd uwierzytelnienia przy wysyłce | Token wygasł, jest z innego środowiska albo bez uprawnienia do wystawiania | Wygeneruj nowy token w tym środowisku, w którym pracujesz |
| Odrzucenie z powodu danych nabywcy | NIP w złym formacie, brak kodu kraju, brak adresu przy sprzedaży firmie | Popraw dane w zamówieniu, wystaw dokument ponownie |
| Błąd na pozycjach dokumentu | Stawka VAT jako tekst zamiast oznaczenia, zerowa cena, rabat wpisany jako pozycja ujemna | Ujednolić stawki w kartotece produktów, rabaty pokazywać na cenie pozycji |
| Błąd daty | Data sprzedaży wcześniejsza niż dopuszczalna albo z przyszłości | Ustaw datę sprzedaży na dzień realizacji zamówienia |
| Dokument „w trakcie wysyłki” od kilku godzin | Wysyłka poszła, ale potwierdzenie nie wróciło | Nie wystawiaj drugiej faktury - sprawdź status po numerze, dublet trzeba potem korygować |
Zasada przy każdym odrzuceniu: najpierw popraw źródło w zamówieniu lub w kartotece produktu, dopiero potem wystawiaj ponownie. Poprawianie samej faktury sprawia, że następne takie zamówienie wysypie się identycznie.
Czego KSeF w Baselinkerze nie załatwia
Kilka rzeczy zostaje po Twojej stronie niezależnie od tego, jak dobrze ustawisz integrację:
- Paragony nie idą do KSeF - sprzedaż detaliczna ma swój obieg fiskalny, a faktura do paragonu to osobny przypadek, opisany przy paragonach i JPK w sklepie
- Wysyłka faktury do klienta to nadal Twoja sprawa - obecność dokumentu w KSeF nie oznacza, że klient go zobaczył
- Korekty i zaliczki wymagają decyzji księgowej, nie technicznej
- Sprzedaż zagraniczna rządzi się osobnymi regułami i zwykle to przez nią faktury zostają w programie księgowym
Jeżeli Twój sklep stoi na WooCommerce, warto spojrzeć na całość łańcucha - od zamówienia po księgowość - zamiast łatać jeden odcinek; opisałem to przy integracji WooCommerce z ERP i KSeF. Przy nietypowym obiegu dokumentów czasem lepiej wychodzi własna integracja z API KSeF niż naginanie gotowego modułu.
Kiedy warto to zlecić
Jeśli masz jeden sklep, jedną stawkę VAT i jedną serię numeracji - zrobisz to sam w jedno popołudnie i ten artykuł wystarczy. Oddać robotę warto wtedy, gdy w grę wchodzi kilka źródeł sprzedaży, dane produktów wymagają uporządkowania albo faktury muszą się spinać z magazynem i ERP.
U mnie zaczyna się od bezpłatnej diagnozy: patrzę na obieg zamówień, kartotekę produktów i dzisiejszy sposób fakturowania, po czym mówię wprost, czy wystarczy konfiguracja, czy trzeba domknąć coś po stronie sklepu. Przy większej robocie - integracje, rozwój i optymalizacja sklepu - dostajesz wycenę na piśmie przed startem, a takie projekty mieszczą się zwykle w widełkach 5000-10000 zł netto.
Najczęstsze pytania
Czy Baselinker wysyła faktury do KSeF automatycznie? Tak, po skonfigurowaniu modułu faktur i wklejeniu tokena wysyłka może iść automatycznie po zmianie statusu zamówienia. Przez pierwszy tydzień lepiej jednak wystawiać ręcznie i sprawdzać, czy każdy dokument dostaje numer KSeF i UPO.
Czy potrzebuję tokena KSeF, żeby wystawiać faktury w Baselinkerze? Do samego wystawienia faktury w panelu - nie. Token jest potrzebny do wysłania jej do KSeF, bo to on uwierzytelnia integrację zamiast podpisu kwalifikowanego. Bez tokena dokument powstanie w Baselinkerze, ale formalnie nie zostanie wystawiony w systemie.
Co zrobić, gdy faktura nie przechodzi walidacji struktury? Przeczytaj treść odrzucenia - wskazuje konkretne pole. Najczęściej chodzi o NIP nabywcy, brak adresu, stawkę VAT albo datę sprzedaży. Popraw dane w zamówieniu i wystaw dokument ponownie; nie wystawiaj drugiej faktury „na wszelki wypadek”.
Czy lepiej fakturować w Baselinkerze, czy w programie księgowym? Jeśli masz księgową pracującą w konkretnym programie, fakturuj tam, a Baselinkera używaj do przekazywania zamówień. Przy księgowości uproszczonej wystarczy moduł faktur w Baselinkerze. Najgorszy wariant to wystawianie w obu miejscach naraz.
Powiązane: KSeF a program księgowy · Własna integracja z API KSeF · Rozwój i optymalizacja